Remote work is the future of work. — Alexis Ohanian, Reddit

 

 

In unserem letzten Blogartikel ging es um die Vor- und Nachteile von remote working. Wie setzt man es jetzt aber richtig um? Welche Probleme können auftreten und welche Tools haben uns geholfen?  Welche Rahmenbedingungen sind wichtig? Alles zu unseren bisherigen Erfahrungen erzählen wir in diesem Artikel!

 

Remote working auf Reisen und unterwegs

Es kommt bei uns immer mal wieder vor, dass ein Teammitglied auf Reisen oder bei einem Termin ist. Dafür ist remote working mit einem guten Arbeitsfluss und einem eingespielten Team ideal! Man kommt nicht zu einem Stapel Arbeit und vielen ungelesenen Emails zurück. Stattdessen kann man schon von unterwegs wichtige Dinge bearbeiten, delegieren oder Informationen erhalten, die das Arbeitsleben erleichtern. Allerdings muss man seine Arbeitsmaterialien auch mitnehmen und gut organisieren.

Braucht man einen Arbeitsplatz für remote work?

Unserer Erfahrung nach ist ein eigener Arbeitsplatz trotzdem wichtig. Man braucht einen Ort, an dem man Dokumente, Bücher aber auch Büromaterialien vorrätig hat. An diesen kann man immer wieder zurückkehren. Auch ist ein gemeinsamer Arbeitsplatz für das Team wichtig, um zusammen arbeiten aber auch Besprechungen vor Ort führen zu können.

Ich habe einen großen Schreibtisch, an den ich mich zurückziehen kann. So signalisiere ich auch den Kindern, dass ich arbeite, wenn sie zuhause sind. Das funktioniert allerdings je nach Alter der Kinder nicht immer. Bei Videokonferenzen schauen wir uns schon mal gebastelte Kunstwerke an 😉

Vieles kann man mobil besprechen. Hierfür gibt es gute Tools, die geschickt eingesetzt wirklich nützlich sind. Aber der direkte Kontakt zwischendurch ist wichtig -und hierzu gehört auch ein Smalltalk in der Küche. Man gehört trotzdem zu einem Team!

Dafür haben wir Channels in unserem Tool eingerichtet und nutzen den Plauschraum um uns auch abseits der Arbeit auszutauschen.

Pausen sind auch mobil wichtig!

Ein wichtiger Punkt sind regelmäßige Pausen. Und hierin liegt ein Problem bei remote working. Man merkt es häufig nicht, wie lange man schon an einem Projekt sitzt. Oder man wird laufend abgelenkt. Solche Tage merke ich besonders, da sie anstrengender sind. Aber wenn wie bei uns neulich das Glasfaserkabel ins Haus gelegt wird nimmt man das gerne in Kauf!

Ein gutes Organisationsvermögen ist hier wichtig. Pausen müssen eingeplant und auch umgesetzt werden. Und nicht durch das schnelle Essen am Schreibtisch, man muss zwischendurch bewusst den Ort wechseln und zum Beispiel frische Luft bekommen. Hier liegt aber auch der große Vorteil von remote working, denn man kann auch andere Termine einplanen. Oder die Sportrunde am Mittag.

Kommunikation bei mobiler Arbeit

Im Büro können Fragen schnell geklärt aber auch Smalltalk geführt werden. Gerade in den kleinen Gesprächen zwischen Tür und Angel entstehen neue Ideen. Man bekommt den Kopf frei und lernt auch seine Teammitglieder ein kleines bisschen besser kenne. Wir alle sind soziale Wesen und möchten neben einem professionellen Umgang natürlich auch wissen, mit wem wir zusammenarbeiten.

Außerhalb des Büros benötigt man dafür Tools, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern aber auch im Ganzen ermöglichen. Hierfür gibt es verschiedenen Lösungen, die immer an das jeweilige Team und seine Bedürfnisse angepasst werden müssen.

Durch die Internationalität vieler Unternehmen sind Mitarbeiter oft gewohnt, in unterschiedlichen Zeitzonen miteinander zu kommunizieren. Hier werden oft schon Tools oder einfach Email eingesetzt. Durch remote working kann man auch Zeitzonen überwinden, so dass Telefonat auch von zuhause oder einem anderen Ort geführt werden können. Dadurch ist man nicht auf die Bürozeiten festgelegt.

Welche Tools sind wichtig

Neben Ritualen und Regeln benötigen wir Hilfsmittel, um optimal verteilt arbeiten zu können. Wir haben viele Tools ausprobiert, um zu unserer Lösung zu gelangen. Dabei haben wir aber auch konsequent Tools nicht mehr benutzt, die nicht zu uns passten und uns keinen Nutzen brachten. Jedes Team muss für sich probieren, womit alle arbeiten können und -ganz wichtig- den Umgang damit festlegen. Jeder muss wissen, wie sie genutzt werden und wie gemeinsame Bereiche gestaltet werden.

Ganz wichtig ist ein Tool zur Kommunikation. Remote kann man sich nicht kurz besprechen oder eine Frage klären. Auch der Smalltalk kommt zu kurz, ist aber trotzdem für Teams sehr wichtig. Hierfür nutzen wir slack. Verschiedenen Channel bündeln und sortieren unsere Fragen und Gespräche. Man kann auch Kollegen direkt anschreiben und so schnelle Dinge klären.

Für die einzelnen Aufgaben bietet sich Quire an. Dieses Tool kann unter anderem Aufgaben und Unteraufgaben verwalten, einzelnen Personen zuweisen, taggen, sortieren und den Verlauf speichern. Dadurch hat man eine gute Übersicht, welche Aufgaben einzeln und im Team anstehen und wo Gesprächsbedarf ist.

Eine gemeinsame Dokumentenablage ist unabdingbar, damit jeder Zugriff und Dokumente zur Verfügung hat. Die meisten dürften dafür google drive verwenden.

Nicht zu vergessen ist ein Tool für Videokonferenzen. Dieses muss eine gute Verbindung gewärleisten und sicher sein. Skype ist das bekannteste Tool, es gibt aber auch andere Anbieter, so dass man sich seinen Favorit auswählen kann.

Wichtig bei allen Tools ist die Einhaltung des Datenschutzes. Vielfach werden personenbezogenen Daten verarbeitet. Danach müssen die Tools ausgesucht, verwendet und auch dokumentiert werden.

 

Es bleiben viele rechtliche Fragen offen, die wir nicht beantworten können. Das Aufladen eines Telefons am Arbeitsplatz kann als Diebstahl eingestuft werden. Muss dann der Arbeitgeber beim Remote Working auch die Strom-, Telefon- und Internetkosten erstatten? Muss ein separates Büro zu Hause eingerichtet und angemeldet werden? Und wer haftet für Unfallschäden am Arbeitsplatz? Die Klärung der rechtlichen Grundlagen würde unserer Meinung nach mehr Unternehmen dazu ermutigen, remote working oder home office zu ermöglichen.